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Das Know-how der Mitarbeiter gewinnbringend im Unternehmen bündeln – Knowledge Management Das Know-how von Mitarbeitern gewinnbringend zu bündeln, wird in Zukunft immer mehr über den langfristigen Erfolg eines Unternehmens entscheiden. Um die Produktivität zu steigern und sich einen Wettbewerbsvorteil zu sichern, werden Unternehmen in Zukunft immer mehr auf das Know-how ihrer Mitarbeiter sowie effiziente Technologien angewiesen sein. Wissen wird durch Informationen, Erfahrungen, Ideen, Werte oder neuartige Vernetzung der vorhandenen Informationen aktualisiert und erweitert. Es erfolgt eine Verdichtung von Daten zu Wissen. In den kommenden Jahren wird die technologische Entwicklung immer rascher vorangehen. Die Anforderungen der Informationsgesellschaft werden die gegenwärtige Arbeitswelt nachhaltig beeinflussen und verändern. Der Erfolg eines Unternehmens hängt mehr und mehr von dessen Mitarbeitern ab – ihren Kenntnissen, Ideen und Fähigkeiten. Die Online GmbH will Unternehmer unterstützen, damit sie mit der rasanten Entwicklung auf dem Markt Schritt halten können. Knowledge-Management ermöglicht allen Mitarbeitern schnellen und einfachen Zugang auf relevante Daten, anhand derer die besten Entscheidungen getroffen werden können, wobei alle Prozesse schneller als bisher ablaufen. Knowledge-Management umfasst eine Vielzahl von Wissensquellen, d. h. Datenbanken, Websites, Mitarbeiter und Partner, sowie die Pflege des Wissens, dort wo es sich befindet, während es zugleich im Zusammenhang erfasst wird. Es erhält eine größere Bedeutung, indem es zu anderen Informationen im Unternehmen in Beziehung gesetzt wird. Strukturierte Daten: Hierbei handelt es sich um Daten in einer Datenbank oder in einem Data-Warehouse. Unstrukturierte Daten: Diese bestehen aus elektronischen Dokumenten wie beispielsweise Texte, Formulare, Präsentationen, Mails oder eingescannten Papierdokumenten wie beispielsweise Faxen, Rechnungen o. ä. Kommunikation: Dieser Bereich umfasst Daten, die bei Kommunikationsvorgängen zwischen Menschen übermittelt und ausgetauscht werden. Wissen ist zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor geworden und wird somit als strategische Ressource zur Wettbewerbsfähigkeit angesehen. Wissen ist der Motor und die entscheidende Größe im Wertschöpfungsprozess moderner Unternehmen. Knowledge-Management ist keine abstrakte Theorie, sondern ist auf drei konkreten Bereichen aufgebaut: Wissen entsteht in jedem dieser Bereiche. Ausschlaggebend für den Erfolg eines Unternehmens ist es deshalb, dieses Wissen zu managen. Nur, wenn Menschen in einem Unternehmen bereit sind, ihr Wissen zu teilen, kann implizites Wissen der Firma nutzbar gemacht werden. Die Gestaltung einer entsprechenden Unternehmenskultur unterstützt einen kontinuierlichen Wissenstransfer. Die Entwicklung von Methoden zur Wissensakquisition, zur Wissensspeicherung und zum Wissenstransfer sowie die Integration von Knowledge-Management in die Unternehmensorganisation sind ausschlaggebend für effektive Knowledge-Management-Prozesse. Die Technik besteht aus Informations- und Kommunikationstechnologien; dies sind die Bausteine des Knowledge-Management.
Konkret: Die Knowledge-Management-Vision Unternehmen müssen immer schneller und flexibler auf Veränderungen am Markt reagieren. Viele einzelne Prozess-Schritte sollen in allen Abteilungen und an allen Standorten eines Unternehmens ein möglichst optimales Zusammenspiel ergeben. Informationen, die von einer Abteilung eingeholt werden, müssen für alle Mitarbeiter leicht zugänglich sein. Nur so können fundierte, prozessrelevante Entscheidungen getroffen und Wettbewerbsvorteile erzielt werden. Knowledge-Management ist ein in der Entwicklung befindliches, jedoch schnell wachsendes Konzept. Es dient zur Maximierung des Wertes eines Unternehmens, indem es die Menschen in einem Unternehmen bei Innovationen unterstützt und ihnen hilft, sich dem Wandel zu stellen. Durch ein übergreifendes Netzwerk können Unternehmen zu einer Einheit zusammenwachsen. Darüber hinaus kann die Reaktionsgeschwindigkeit aller relevanten Abläufe durch die unmittelbare Bereitstellung und Weiterleitung von Daten entscheidend erhöht werden. Die Entwicklung eines Knowledge-Management-Systems erfordert einen gut durchdachten Ansatz. Technologien sind zu finden, die die Verwaltung relevanten Wissens ermöglichen und Mitarbeiter weit verzweigter Organisationen zusammenbringen. Mit Knowledge-Management haben Unternehmen in puncto Erfolg und Zukunftsorientierung die Nase vorn. Ihre Vorteile: schnellere Produktentwicklung, verbesserte Entscheidungsprozesse, besser ausgebildete Mitarbeiter und verbesserte Dienste, mit denen die Kundenbedürfnisse umfassend befriedigt werden können. Die Vision, alle wesentlichen Elemente der Geschäftsprozesse im Unternehmen zu verknüpfen, soll realisiert werden: Auf der Basis bereits vorhandener technischer und wirtschaftlicher Möglichkeiten entsteht ein reibungslos funktionierendes Unternehmen. Prozesse werden schneller und transparenter - mit dem Ziel, auf Dauer den Arbeits- und Administrationsaufwand zu verringern und die Produktivität zu steigern - ebenso wie den Freizeitwert der Mitarbeiter. Die Vision von Knowledge-Management ist der “Informationsfluss zur richtigen Zeit an die richtige Stelle” innerhalb der Organisation. Für Unternehmen werden in Zukunft die Verwaltung von Wissen und der Lern- und Innovationsprozess die wichtigsten neuen Disziplinen bei der Erzielung eines Wettbewerbsvorteils durch zufriedene Kunden sein. Organisationen, deren Mitarbeiter Zugriff auf Informationen und Fertigkeiten besitzen, die für das Aufspüren von Trends und die Verwaltung von Chancen erforderlich sind, werden dann über einen eindeutigen Vorsprung bei der Ausnutzung von Marktverlagerungen verfügen.
Einstieg in das Knowledge-Management mit dem 'MVPatwork-Team Digital Dashboard' Ein Digital Dashboard ist eine angepasste, auf Microsoft Office 2000/XP-basierende Lösung für Mitarbeiter, die persönliche, externe, Team- und Unternehmensinformationen zusammenfasst und den Zugriff auf analytische Tools und Tools für Collaboration mit einem Mausklick ermöglicht. Es stellt eine integrierte Ansicht der Wissensquellen eines Unternehmens auf den Desktops der Mitarbeiter zur Verfügung und unterstützt eine fundiertere Entscheidungsfindung, da der Zugriff auf unternehmensrelevante Schlüsselinformationen sofort erfolgen kann. Das MVP@work Team oder unternehmenseigenes Entwicklungspersonal kann eine Digital Dashboard-Lösung für die besonderen Aufgaben eines Unternehmens maßschneidern und die vorhandenen Systeme und die analytischen Tools sowie die Tools für Collaboration in Produkten wie beispielsweise Office 2000, OfficeXP, Microsoft Exchange Server 5.5 oder 2000 und Microsoft SQL Server 7.0 bzw. 2000 aufeinander abstimmen.
Warum ein Digital Dashboard ? Bis vor kurzem war es für viele Mitarbeiter schwierig, entscheidende und aktuelle Informationen zu ihren Unternehmen und Branchen oder selbst in den eigenen Teams aufzuspüren. Diese Situation ändert sich zurzeit in vielen Unternehmen, die Zugriff auf Daten aus einer Vielzahl von Quellen erhalten können: Webseiten, Newsdienste, E-Mail, Dokumente jeder Art und Firmendatenbanken. In vielen Fällen hat dieser Zugriff das wachsende Problem der Informationsüberflutung jedoch noch weiter verschärft. Mitarbeiter erhalten jetzt mehr Informationen als sie auswerten können, und häufig werden diese Daten ohne Berücksichtigung ihrer Wichtigkeit oder nicht in der geeigneten Form zur Verfügung gestellt. Das Ergebnis können verlorene Informationen, ignorierte Prioritäten, unerkannte Trends, eine Wiederholung von bereits an anderer Stelle erledigten Aufgaben und das Vergessen der Erfahrungen aus früheren Projekten sein. Digital Dashboard-Lösungen sind speziell entwickelt, um das Problem der Informationsflut zu lösen, indem sie Schlüsselinformationsquellen in einer konsolidierten, aggregierten Ansicht zusammenfassen. Da ein Digital Dashboard auf Office 2000/XP basiert, stellt es außerdem Tools für die weitere Analyse von Daten und für Collaboration mit anderen Kollegen unabhängig von deren Aufenthaltsort zur Verfügung. Ein Digital Dashboard ermöglicht Mitarbeitern aus den folgenden Gründen eine höhere Produktivität:
Funktionen Das Erstellen eines Digital Dashboards umfasst das Anpassen der Seite "Outlook Heute" von Outlook 2000/2002 und das Bereitstellen der folgenden Funktionen, um Mitarbeitern ein schnelleres und effizienteres Arbeiten zu ermöglichen: Zugriff auf mehrere Informationsquellen. Digital Dashboard-Lösungen können so konzipiert werden, dass eine enge Integration in die vorhandenen Unternehmenssysteme einer Organisation erfolgen kann und mehrere Datenquellen an einem einfachen und zugänglichen Ort zusammengefasst werden. Ein Digital Dashboard kann Informationen aus fast allen Quellen - aus Legacy-Systemen, Exchange Server 5.5/2000, SQL Server oder Webservern - sowohl für die Online- als auch für die Offline-Verwendung zur Verfügung stellen. Integration der Informationen. Ein Digital Dashboard integriert persönliche, externe, Team- und Firmeninformationen auf einzigartige Weise. Da es die Vorteile von Office 2000/XP nutzen kann, können Mitarbeiter persönliche Informationen wie beispielsweise eMail, Kalender, Aufgaben und persönliche Dateien anzeigen - dies alles sind wesentliche Funktionen, die im Allgemeinen von serverbasierten Intranetportalen, bis auf den Microsoft SharePoint Portal Server, nicht unterstützt werden. Digital Dashboards fördern außerdem Collaboration sowie einen unkomplizierten Wissenstransfer. Durch die teamorientierten Funktionen von Outlook 2000/2002 und Exchange 5.5/2000 können Mitarbeiter auf einfache Weise freigegebene Dokumente, Diskussionen, Projektaufgaben und andere Lösungen für Collaboration erstellen. Wichtige Unternehmensinformationen wie beispielsweise Umsatz- oder Kundendaten können intelligent in einem Digital Dashboard gefiltert werden, um Mitarbeiter auf potenzielle Probleme oder mögliche Chancen hinzuweisen. Mitarbeiter können außerdem eine Vielzahl von arbeitsbezogenen Informationen abrufen, die sich außerhalb des Unternehmens im Web befinden, beispielsweise Recherchematerial, News- und Börsenticker sowie zielgruppenorientiertes Newsfeed für bestimmte Branchen. Interaktivität mit Informationen. Ein Digital Dashboard stellt interaktive Funktionen zur Verfügung, die Mitarbeitern ermöglichen, schnell bestimmte oder detailliertere Angaben zu den Unternehmensbedingungen abzurufen. Beispielsweise können Mitarbeiter Umsatz- und Wettbewerbsdaten höherer Ebene in Unternehmensberichten oder Anwendungen weiter analysieren, die die Microsoft PivotTable-Webkomponente oder Microsoft Excel 2000/XP- und SQL Server OLAP-Integration verwenden, um Benutzern die direkte Interaktion mit Daten zu ermöglichen. Ein Digital-Dashboard kann auch Tools wie die Konferenzsoftware Microsoft NetMeeting umfassen, mit der Benutzer in die Lage versetzt werden, Anwendungen gemeinsam zu nutzen und von Angesicht zu Angesicht über ein Organisationsintranet oder das Internet zusammenzuarbeiten; ein weiteres integrierbares Tool ist der Microsoft Windows Media Player, die Benutzern den Zugriff auf den Inhalt dynamischer Medienströme wie beispielsweise Unternehmenskommunikation, Online-Schulungsmaterialien und Unternehmens-Broadcasts aus dem Internet ermöglicht.
Zusammenfassung Ein Digital Dashboard ist ein leistungsfähiges Tool, mit dem sich Mitarbeiter ihre täglichen Aktivitäten anzeigen, mit Kollegen zusammenarbeiten und Einblick in die Leistung des Unternehmens gewinnen können. Es stellt sicher, dass Mitarbeiter über die Informationen und die Expertise verfügen, die für das richtige Erkennen von und Reagieren auf Unternehmenschancen erforderlich sind.
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